Awas ! Ukuran file email Outlook Express yang Terlalu Besar

by A Rahman

Penggunaan email di kantor sangat penting, karena menyangkut komunikasi tentang  segala macam yang berhubungan dengan tugas-tugas kita di kantor (walaupun kita sering juga bertukar email lucu-lucuan untuk hiburan).

Beberapa orang, bahkan pimpinan, ada yang lebih suka kita menyampaikan sesuatu langsung menghadap dan berbicara secara lisan kepadanya.  Bagi saya menyampaikan masalah melalui email sangat penting karena email sifatnya terdokumentasi secara historis.  Ini sebagai bukti kapan dan jam berapa kita menyampaikan masalah tersebut, kepada siapa saja kita sampaikan masalah tersebut (to) dan ditembuskan kepada siapa saja (cc) dan lampiran (attachment) apa yang kita berikan.  Kalimat atau masalahnya pun sewaktu-waktu bisa kita baca kembali kapan saja secara persis seperti saat email tersebut disampaikan.

Dengan penyampaian masalah secara lisan, maka banyak kelemahan, di antaranya kita bisa lupa apa selengkapnya yang disampaikan saat itu.  Lalu tidak ada attachment atau lampiran yang lengkap, karena attachment yg secara softcopy file berukuran relatif besar jika dicetak akan memerlukan berapa lembar kertas? Juga tidak ada bukti siapa saja yang pernah menerima “pengaduan” masalah kita tersebut.  Yang paling parah adalah, bisa-bisa orang-orang yang pernah kita sampaikan masalah tersebut mengaku belum pernah mendengar dari kita ! Ingat pepatah “lidah tak bertulang”.

Oleh sebab itulah saya hampir tidak pernah menghapus email-email penting sehubungan dengan pekerjaan.

Tapi ternyata hal tersebut kalau tidak hati-hati bisa berbahaya.  Belum lama ini saya mengalami, email saya tidak bisa di akses.  Banyak email-email hilang tidak jelas.  Waduh ! email yang saya pelihara dari tahun 2007 banyak yang hilang.

Rupa-rupanya ada batasan ukuran email, yaitu 2 GB.  Di outlook express setiap folder email selalu disimpan dalam file terpisah dengan extension .dbx.  Jadi folder inbox misalnya, maka akan disimpan sebagai “inbox.dbx”.  Folder Draft di outlook express akan ke dalam file “Drafts.dbx”.

Berikut adalah cara menemukan dimana folder tempat menyimpan file fisik email outlook espress kita :

  1. Pada program Outlook Express, click Option lalu pilih menu Tool
  2. Click tab Maintenance
  3. Click tombol Store Folder
  4. Blok lah store location (nama folder nya)
  5. Lalu copy lokasi folder tersebut dengan menekan tombol Ctrl+C
  6. Click OK, lalu click OK sekali lagi untuk menutup menu option
  7. Click Start, lalu click Run
  8. Tekan tombol Ctrl+ V untuk mengcopy kan lokasi folder yang tadi
  9. Click OK
  10. Jika anda tidak emilihat apapun, berarti foldernya masih di-hidden.  Click menu Option, lalu click Folder Option.  Kemudian Click tab View, lalu “Show hidden files and folders” dan click OK

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Kita jarang memeriksa ukuran file ini, terutama folder inbox dan Sent Item.  Nasihatnya adalah :

  • Sering-sering melakukan maintenance data email dengan melakukan compacting data atau clean up.
  • Jangan menyimpan semua email dalam satu folder, misalnya Inbox jangan dibiarkan terlalu besar, hapus email-email yang tidak perlu dan pisahkan ke dalam folder-folder terpisah dengan cara membuat folder dan memindahkan dari inbox ke folder tersebut.
  • Sent items email juga perlu diperhatikan, hapus email-email yang tidak perlu, usahakan sekecil mungkin
  • Deleted items sering-seringlah dikosongkan juga
  • Yang penting total ukuran folder outlook express jangan melebih 2 GB.

Berikut adalah link website yang berhubungan dengan hal tersebut, semoga berguna

http://www.emailadept.com/outlook-express-2gb-dbx-2gb.htm

dan

http://www.marthas-web.com/oe_too_big.htm

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s